Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkiv, saksbehandlar og leiar

Arkivtenesta har ansvar for

  • Sentralt postmottak for papirbaserte dokument : sortera papirpost, deretter stempla, registrera og skanna all sakspost
  • importera e-post frå kommunen sitt felles e-postmottak
  • importera søknader sendt på elektroniske skjema (Byggsøk, Kommuneforlaget, altinn)
  • oppretta nye arkivsaker i samband med registrering og import
  • kvalitetssikra at saksbehandlar si registrering er korrekt
  • kvalitetssikra e-post som saksbehandlar har sendt frå eller importert til sakssystemet
  • kvalitetssikra postjournal på papir og postliste på nett
  • registrera utlån frå papirarkiv
  • journalføra eigenproduserte dokument
  • avslutta saker som er ferdige frå saksbehandlar

 Saksbehandlar har ansvar for å

  • levera personleg adressert post som viser seg å vera sakspost, til sentralarkiv for registrering. Det gjeld e-post, papirdokument, SMS(Teksmeldinga vidaresende ein til e-post og importere)
  • ha oversikt over kva saker som er til behandling sakssystemet Ephorte
  • kontrollera innskanna dokument
  • kontrollera at rett offentlegvurdering er gjort
  • avskriva inngående og interne dokument som er behandla
  • ferdigstilla eigne dokument så snart dei er ferdigbehandla
  • brev som ikkje blir sendt elektronisk, skal leggjast i konvolutt og frankerast for utsending
  • endra status til Ferdig frå saksbehandlar etter kvart som saka er ferdigbehandla.

Leiar har ansvar for å

  • gjennomgå og fordela skanna og elektroniskpost til rett saksbehandlar
  • kvalitetssikra saksbehandlinga
  • gjennomføra offentlegvurdering
 

 

Laster...