Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlarar og leiarar

Arkivtenesta har ansvar for å

  • motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all sakspost
  • importera e-post frå kommunen sitt e-postmottak
  • importera søknader sendt på elektroniske skjema (Byggsøk, Kommuneforlaget)
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetssikra at saksbehandlar si registrering er korrekt
  • kvalitetssikra e-post som saksbehandlar har sendt frå eller importert til sakssystemet
  • kvalitetssikra postjournal gjennom kontroll av alle registreringer
  • registrera utlån frå papirarkiv
  • journalføra eigenproduserte dokument

Saksbehandlar har ansvar for å

  • levera personleg adressert post som viser seg å vera sakspost, til sentralarkiv for registrering. Det gjeld e-post, papirdokument, sms, telefaks.
  • ha oversikt over kva saker som er til behandling sakssystemet Ephorte
  • kontrollera skanning
  • kontrollera at rett offentlegvurdering er gjort
  • avskriva inngående og interne dokument som er behandla
  • ferdigstilla eigne dokument så snart dei er ferdigbehandla
  • brev som ikkje blir sendt elektronisk, skal leggjast i konvolutt og leverast til utsending
  • endra status til Ferdig frå saksbehandlar etter kvart som saka er ferdigbehandla.

Verkssemdsleiar har ansvar for å

  • gjennomgå og fordela post til rett saksbehandlar
  • kvalitetssikra saksbehandlinga
  • gjennomføra offentlegvurdering
 
Laster...