Arkivplan for Kvinnherad kommuneArkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene. Arkivplanen skal sikre at Kvinnherad kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6: Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Arkivplan under arbeid Kvinnherad kommune ved Arkivet arbeidar med å presentera ny mal som er under oppdatering 2021 Oppdatering av arkivplanenOppdatering av arkivplanen skal skje når:
- ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
- det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
- kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen
-
etter kommunevalet kvart fjerde år
Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når
- det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
-
det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet. |