Bakgrunn

Jf. arkivforskrifta §4 skal; «alle offentlege organ til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal og vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet». I riksarkivarens forskrift § 1-1 om arkivplan er det skildra eit minste krav til arkivplanen sitt innhald.

Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organet si internkontroll, jf. arkivforskrifta §4. I Kvinnherad kommune er dette ein del av det ansvaret som er lagt til kommunedirektør etter kommunelova § 23 nr. 2 andre punktum.

Føremålet med arkiv

Kommunale arkiv er sentrale for innbyggjarens rettstryggleik, som avgjerdsgrunnlag for forvaltninga og som historisk kjeldegrunnlag.

Føremålet med arkivplanen til Kvinnherad kommune

Arkivplanen er eit kvalitetssystem for arkiv- og dokumentasjonsforvaltning og inngår i kommunen si internkontroll.

Arkivplanen viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen viser og kva typer instrukser, regler, planer m.m. som gjeld for arkivarbeidet, og er såleis eit viktig internt arbeidsreiskap og styringsverktøy. Saman med kvalitatssikringssystemet Compilo, vil dette gje ei god oversikt over alle rutinar og avvikshandsaming.

Arkivplanen saman med Compilo gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i Kvinnherad kommune. Alle tilsette ved dokumentsenter og sakshandsamarar i kommunen er plikta til å halda seg orientert om arkivplanen sitt innhald, og følgje dei retningsliner og rutinar som planen inneheld.