Arkivtenesta i Kvinnherad kommune har felles postmottak og eitt sentralarkiv for alle einingane i organisasjonen. Arkivtenesta er lokalisert i Informasjonsavdelinga i Rådhuset saman med Innbyggjarservice og IT.

Felles saksarkiv vart fullelektronisk frå 01.03.2005. Det er i dag bare avtalearkiv som blir oppbevart både elektronisk og på papir.

Dokumentsenteret tar inn alle post, både i papir og elektronisk, til alle einingar og til alle fagsystem. Unntak er alle helsesentra som er eigne postmottak.

For sak- arkivsystem, Elements cloud, blir all post importert og journalført. Det same blir og gjort for fagsystema Sikker sak skule og Sikker sak barnehage. For alle andre fagsystem blir post skanna eller importert og klargjort for journalføring hos dei einskilde fagområda.

All papirpost blir stempla før import og oppbevart på dokumentsenteret i 6 månader etter skanning.

Alle arkivskaparar skal vedlikehalda arkiva i samsvar med reglar i arkivplanen.

Følgjande einingar/avdelingar journalfører post i eigne fagsystem og arkiverer i eigne arkivdeler i Visma samhandling arkiv.

Sektor oppvekst:

• Kommunale barnehagar: Barnemapper.
• Skulane: Elevmapper; klasselister, vitnemålsprotokollar og elevsaker som t.d. mobbesaker.
• Barnevern: Klientmapper for barnevernsaker, oppdragsavtalar, fosterheimar
• PPT: Klientmapper
• Tiltak og ressurs: Klientmapper, oppdragavtalar.

Sektor omsorg, helse og sosial

• Helse og omsorg: Klientmapper med pasientjournal og vedtak.
• NAV Kvinnherad: Klientmapper.
• Vaksenopplæring: Elevmapper.
• Flyktning: Klientmapper.

Innanfor helse har følgjande einingar eigne pasientjournalsystem:

• Helsestasjonane: Klientmapper med pasientjournal.
• Helsesentra: Klientmapper med pasientjournal.
• Ergo fysio: Klientmapper med pasientjournal.

Andre Kvinnherad kommune har arkivansvar for:

• Stiftinga Folgefonnsenteret.