Kommunedirektøren - Overordna arkivansvar

Alle offentlege organ har etter § 6 i arkivlova arkivplikt. Kommunedirektøren har ifølgje kommunelova § 13-1 og forskrift til offentlege arkiv § 1, ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg forvaltning. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.
Kvinnherad kommune sitt øvste organ, kommunestyret, har styringsansvar med mynde til å fastsetja økonomsike og praktiske rammer for arkiv- og dokumentasjonsarbeidet i kommunen. Myndet etter arkivlova § 6 er delegert vidare slik:

Kommunestyret → Kommunedirektør → Administrasjon → Informasjon

 Kommunedirektøren har delegert, til Sektorleiar Administrasjon, oppfølginga av det overordna ansvaret for arkiv og dokumentasjonsforvaltninga etter kommunelova § 13-1 og forskrift om offentlege arkiv § 1. Arkivleiar er delegert den operative oppfølginga av arkiv.

Arkivleiar sitt ansvar:

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og er rådgjevar for alle einingar i kommunen. Arkivleiar skal føra tilsyn med arkivdanning og bevaring av arkivverdig dokumentasjon i kommunen.

Arkivleiar har rett og plikt til:

1. Å rapportere til næraste sektorleiar Administrasjon om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta, døme arkivplan og plan for deponering av arkiv i samarbeid med IKAH og IT.
4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglar og rutinar i arkivplanen.
5. Å føre kontroll med at dei arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra, inkludert alle arkivkjerner lokalt og i sky.
6. Å ta initiativ til oppdateringar/endringar i arkivplanen.
7. Å bli teken med på råd når kommunen skal velje sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell.
8. Å vera systemansvarleg for kommunen sitt sak-/arkivsystem og ansvar for systemintegrasjonar.
9. Å vere kommunen sin kontaktperson til Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS.
10. Å delta i interkommunalt samarbeid/ samhandling som gjeld arkiv.

 Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov- og regelverk for offentlege arkiv
2. Å bidra i arbeidet med å utarbeide arkivrutinar for tenesteområda i organisasjonen
3. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
4. Å leggja til rette for nødvendig opplæring i organisasjonen

Arkivtenesta sine oppgåver:

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste som inkluderer postmottak og arkiv for fleire fagområde. Arkivtenesta arbeider med intern, inngåande og utgåande postregistrering og andre arkivoppgåver knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar i høve arkivfaglege spørsmål.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

1. Arkivtenesta har ansvar for å ta i mot og handtere arkivverdig dokumentasjon, elektronisk og i papir
2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
4. Arkivtenesta tek vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Ansvar for fullelektroniske fagsystem med arkivkjerne:

For alle fagsystem i Kvinnherad kommune skal det utpeikast systemeigar, systemansvarleg og superbrukar. Rollene er definert slik med følgande ansvar;

SYSTEMEIGAR;

Vanlegvis sektorleiar.

Har eit særskilt ansvar for fagsystem nytta innan heile organisasjonen eller eining/avdeling.

Systemeigar har ansvar for at fagsystemet blir knytt opp mot internkontroll.

Systemeigar vil og ha ansvar for risiko knytta til systemet og vil difor og vera risikoeigar. Alle med mål-og resultatansvar på operativt nivå er ansvarlege for å handtera risiko som knytt til arbeidsoppgåver som ein er ansvarleg for. Dette omfattar og informasjonssikkerhet og dokumentasjonsansvar.

SYSTEMANSVARLEG;

Vanlegvis knytt til stillinga som einings- /avdelingsleiar.

Har operativt ansvar for eit fagsystem nytta i kommunen. Dette omfattar kontakt med brukarar av systemet, gjennomføra opplæring ved behov, gjera tilgjengeleg brukarmanualar, rutinar, prosedyrar og rettleiingar. Utarbeida malar i samsvar med regelverk.

Gjennomføra regelmessig internkontroll. Sjå at saker og dokument blir rett oppretta, avslutta og arkivert. Skal kunna oppretta nye saksbehandlar og gje nødvendige tilgangar til fagsystemet og syte for at saksbehandlar blir avslutta når tenesta i eining/ avdeling opphøyrer.

Oppgåvene kan delegerast til ein superbrukar i eininga/ avdelinga.

SUPERBRUKAR;

Vanlegvis ein saksbehandlar.

Skal vera reserve for systemansvarleg. Skal ha god kunnskap om fagsystemet med tilhøyrande rutinar og prosedyrar. Skal ha kunnskap til å kursa medarbeidarar i fagsystemet. Skal kunna oppretta nye brukarar og gje nødvendige tilgangar til fagsystemet.

 Desse rollene er definert ut frå denne forskrifta.

IKT SINE OPPGÅVER:

1. Teknisk drift av elektronisk sak-/arkivsystem knytt til lokale databasar
2. Medspelar i brukarstøttesaker sak-/arkivsystem og andre elektroniske fagsystem
3. Dagleg sikkerhetskopiering og sikker elektronisk lagring av lokale elektroniske arkivbaser
4. Sikre uttrekk av avslutta databasar i samarbeida med leiar for dokumentforvaltninga og IKA Hordaland

IKA HORDALAND SINE OPPGÅVER:

1. Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv etter eigne oppdragsavtaler
2. Utvikle rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon 
3. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med avtale
4. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
5. Mottak av alle personarkiv-/register som har gått ut av aktiv bruk
6. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
7. Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk
8. Sikre trygg oppbevaring av arkiva, både digitalt og i papir
9. Handsame innsynsførespurnader frå kommunen av deponert arkivmateriale
10. Utarbeide særskilde formidlingstiltak retta mot lokalsamfunnet